照会

发布时间: 2010-9-2 11:19:40    中国礼仪网    来源: www.welcome.org.cn

照会-diplomatic note

照会是指国际间交往的书信形式,是对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。照会的使用及其内容体现国家的立场,涉及国家关系,必须慎重对待。即使是一件纯属事务性的照会,如果格式、行文不符合常规,也可能会引起收件人误解,产生不良后果。另一方面,照会处理要及时,签收或拒收、答复或不予置理、及时办理或拖延,都是一种政治态度。一般情况下,除了某些纯属周知性照会,均应以相应的方式答复、答谢对方。

照会的种类

照会分为正式照会和普通照会两种。正式照会是由国家元首、政府首脑、外交部长、大使代办签发,行文用第一人称,一般不加盖机关印章。应用于国家间重要通知、交涉。如国家元首任命大使,外长写给外长的代办介绍信,大使写给大使的信件等。普通照会是由外交部及外交代表机关发出,行文用第三人称,加盖机关印章,一般不需签名。应用于外交代表机关之间的行政性、事务性通知,交际往来等,例如通知大使、外交官到任或离任,节日期间使馆放假等。

需要说明的是,上述两种照会都是外交机关使用的,其他单位或个人不要使用它。

照会的人称

正式照会的发文及受文者是人对人,发文者应以单数第一人称,即“我”称呼自己,一般不用复数第一人称“我们”;受文者应为“你或您”,尊称为“阁下”、“陛下”或“先生”。正式照会讲究身份对等,如元首对元首、总理对总理、外长对外长。不过,大使作为国家的全权代表,可以向外长、总理甚至元首发照会,代办发文对象最高至外长。

普通照会的发文者及受文者均是机关,称呼自己和受文者均用第三人称,即××机关对××机关。不可在行文中出现“我们”、“你们”、“贵方”、“贵馆”等词汇。另外在行文中第一次出现己方、对方称呼以及行文中所涉及到的机关、人物等,均应使用全称,如中华人民共和国外交部、美利坚合众国驻中华人民共和国大使馆等,第二次及以后再出现时可简化为“外交部”、“大使馆”等。

照会的套语

照会有一套固定的敬语和客套用语,这在其他文书中是见不到的。如普通照会开头必须为“×××(机关)向×××(机关)致意”,这项敬语不能用在非外交机关及个人函件中去。照会结尾的致敬语使用要与双方地位、关系和场合适应,如大使馆致代办处的照会,一般用“顺致敬意”或“顺致崇高敬意”;而大使馆给外交部的照会,则常用“顺致最崇高敬意”。另外,即使照会内容是向对方表示不满或抗议,“致意”、“敬意”这套套语也是不可缺少的。

正式照会开头不必写“致意”,但结尾的“顺致最崇高敬意”不可或缺。另外落款要亲自签名,还要印上自己的职务全称。英国等西方国家,常常在签名前加上“您忠诚的”或“您忠诚的仆人”等。结尾的敬语要另起一行,独立成段,作为结束语,但不能自成一页。

照会的译文

照会一般以本国文字为正本,但是为了使受照人能够及时了解文件的内容,常常需要附上受照国文字或国际通用文字的译文。这种译文有时会注明“非正式译文”字样,意思是说应以照会正本为准,翻译可能不够准确,仅供参考。

其他

对外函件是一种应用范围更为广泛的对外文书,国家领导人、外交人员以及政府各部门、社会各机构写给外国相应人员、机构的书信,均可采用这种形式。视内容重要程度,分为正式函件和便函。国家领导人、外交代表之间的函件,又称外交函件。

备忘录是一种非正式的外交文书,用于说明事实、立场、法律细节,或重申谈话内容。无客套话和致敬语,只叙述事实或陈述、驳复对方观点,可预先写好,或在谈话后将其要点用备忘录形式送交对方,也可作为照会的附件。

电报多用于祝贺、吊唁、慰问及其他事务性联系。抬头应写明受电人国名、地名、职衔、姓名并冠以尊称以及发电人的职衔、姓名或机构,均要使用全称。

责任编辑: 礼仪编辑2

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