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展览会组织礼仪

发布时间: 2009-2-19 7:47:00    中国礼仪网    来源: www.welcome.org.cn

举办展览会需注意到礼仪:

      展览会是指集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式所组织的宣传性聚会。

      根据惯例,展览会的组织者需要重点进行的工作包括参展单位的确定、展览内容的宣传、展示位置的分配、安全保卫的事项、辅助服务的项目,等等。

  参展单位则需在正式参加展览会时,必要要求派出人员齐心协力、同心同德,为大获全胜而努力奋斗。尤其是在整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面,参展单位要予以特别的重视。

  1.要努力维护整体形象。在一般情况下,要求在展位上工作的人员应当统一着装。在大型的展览会上,参展单位若安排专人迎送宾客时,则最好请其自穿色彩鲜艳的单色旗袍,并胸被写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份,全体工作人员皆应在左胸佩戴写明本人单位、职务、姓名的胸卡,惟有礼仪小姐可以例外。按照惯例,工作人员不应佩戴首饰,男士应当剃须,女士则最好化淡妆。

  2.要时时注意待人礼貌。参展单位的工作人员都必须真正地意识到观众是自己的上帝,为其热情而竭诚地服务则是自己的天职。展览一旦正式开始,全体参展单位的工作人员即应各就各位,站立迎宾。不允许迟到、早退,无故脱岗、东游西逛,更不允许在观众到来之时坐、卧不起,怠慢对方。当观众走近自己的展位时,不管对方是否向自己打了招呼,工作人员都要面含微笑,主动地向对方说:“您好!欢迎光临!”随后,还应面向对方,稍许欠身,伸出右手,掌心向上,指尖直指展台,并告知对方:“请您参观”。当观众离去时,工作人员应当真诚地向对方欠身施礼,并道以“谢谢光临”,或是“再见”!

  3.要善于运用解说技巧。在实事求是的前提下,要注意对其扬长避短,强调“人无我有”之处。在必要时,还可邀请观众亲自动手操作,或由工作人员为其进行现场示范。不过,争抢、尾随观众兜售展品,弄虚作假,或是强行向观众推介展品,则不可取。

附:商务部举办展览会管理办法

第一部分 总 则
    一、为加强对商务部举办展览会工作的统一规范管理和组织协调,根据科学规划、突出重点,充分发挥资源优势的原则,特制定本办法。
    二、商务部举办展览会应以科学发展观为指导,整合优势资源,完善管理规则和运作机制,加强规划协调,促进国际经贸交流与合作,扩大商品流通与消费,推动产业和地方经济发展。
    三、本办法所称展览会是指在境内举办的经济技术贸易及投资领域的博览会、展览会、洽谈会、交易会、采购会等。
    本办法所称商务部举办展览会工作是指需要以商务部名义作为主办、参与主办、协办或支持单位的内部审批、管理和评估工作。
    四、商务部举办的展览会应符合商务事业发展规划和商务部工作重点方向。
    五、商务部根据集中资源、合理布局、协调发展和市场化导向的原则,按照展览会对推动国民经济和商务工作的重要程度,对展览会实行分类管理。
    六、除采取申办制的展览会外,商务部在同一省、自治区、直辖市及副省级市举办的展览会不超过一个,已有商务部举办展览会的省市不再新增;
    商务部新增举办展览会的审批在同等条件下向中西部、东北老工业基地倾斜;
    新增展览会在时间和内容安排上与商务部现有举办展览会没有重叠。
    第二部分 展览会分类标准
    七、重点发展类展览会是指由商务部单独主办或作为第一主办单位的,对国民经济和商务工作发展有重大影响的全国性展览会。具体标准如下:
    (一)全国经济发展有重大作用和意义、配合国家重大战略实施或配合外交外贸多双边工作的需要;
    (二)具有全国性、综合性或较强专业性,国内参展商来自全国一半以上省(区、市),且展位比例达到30%以上;综合性展览会参展的主要行业在3个以上,专业观众总人次不少于观众总人次的50%;专业性展览会专业观众总人次不少于观众总人次的90%;涉外领域展览会境外观众人次不少于观众总人次的30%;
    (三)综合性展览会展览面积不少于30000平方米;专业性展览会展览面积不少于20000平方米;特殊装修展位面积比例不少于40%。
    (四)如非商务部发起举办的展览会,应已连续举办3届以上;
    八、参与主办类展览会是指对促进国民经济和商务工作发展有重要影响的全国或区域性展览会,涉外领域的展览会以省级人民政府、国务院有关部门或其他副部级以上单位为主举办,商务部作为共同主办单位;非涉外领域的展览会以省级人民政府、国务院有关部门、其他副部级以上单位和全国性行业组织或民间组织为主举办,商务部作为共同主办单位。具体标准如下:
    (一)全国或区域经济发展有重要作用和意义;
    (二)在展览会总体方案中,应有按照市场化、专业化运作的规划;
    (三)国内参展商来自全国三分之一以上省(区、市),且展位比例达到20%以上;综合性展览会参展的主要行业在3个以上,专业观众总人次不少于观众总人次的40%;专业性展览会专业观众总人次不少于观众总人次的70%;涉外领域展览会境外观众人次不少于观众总人次的20%;
    (四)展览会展览面积不少于20000平方米;特殊装修展位面积比例不少于30%。
    九、支持引导类展览会主要是指对主要行业和区域经济发展有积极作用、发展潜力较大的行业性和地方性展览会,涉外领域的展览会以省级人民政府、国务院有关部门或其他副部级以上单位为主举办,商务部作为协办或支持单位;非涉外领域的展览会以省级人民政府、国务院有关部门、其他副部级以上单位和全国性行业组织或民间组织为主举办,商务部作为协办或支持单位。具体标准如下:
    (一)利于扩大消费促进经济增长、有利于经济结构调整和产业优化升级及在业内具有重大影响成长性好,对主要行业和区域经济发展有积极作用;
    (二)涉外领域展览会专业观众人次与观众总人次的比值不少于40%,境外观众人次不少于观众总人次的1%;
    (三)展览会展览面积不少于10000平方米;特殊装修展位面积比例不少于20%。
    第三部分 审批与举办
    十、除对举办时间长、组织办展模式成熟、国内外影响大的展览会继续沿用原有举办方式外,对适合采取申办制的或两个以上申请单位提出举办相近内容的重点发展类展览会,可实行申办制。
    十一、新增展览会申请单位应提前一年向商务部提出举办申请。
    十二、举办地相关产业比较发达,市场份额比重较高。
    十三、展览会申请单位具备成功举办国际性或全国性大型会展活动的经验,具有组织协调商务活动的专门机构,具有举办商务活动所需的广告宣传、招商招展、接待服务等经费保障;举办地具备满足参展人员的住宿接待、安全保卫和交通设施等能力。
    十四、对展览会的可行性有充分论证,并征求国务院相关部门、行业商协会的意见;与境外机构或国际组织联合举办的展览会事先征求相关国家(地区)经贸主管部门或行业协会的意见。
    十五、展览会申请单位需提供的材料:
    (一)请举办函
    (二)展览会可行性研究报告
    (三)展览会总体工作方案
    (四)展览会招商招展方案
    (五)展览会紧急情况应急方案
    (六)展品知识产权保护方案
    (七)国务院相关部门、行业商协会的意见
    (八)与境外机构或国际组织联合主办的展览会须提供相关国家(地区)驻外经商(参)处的意见
    (九)上届展览会总结
    (十)上届展览会会刊
    如为首届举办,可不提供第(九)、(十)项材料。
    十六、商务部收到上述材料后,研究评估并确定举办单位;对符合举办条件的展览会,依据分类标准进行分类,并依据展览会性质确定牵头主办司局,报部领导批准。
    十七、对在中西部和东北老工业基地地区举办的重点发展类展览会,商务部可在展览会宣传、招商招展工作等方面给予一定的支持。
    十八、对参与主办类展览会,商务部在连续参与主办三到五届后,可退出主办。如需商务部继续支持,可由商务部所属商务促进机构代为主办、协办或支持单位。
    十九、对其他地方性、商业性以及不涉及商务部业务的展览会,商务部原则上不再作为举办单位,特殊情况需要纳入的,由归口管理单位会同有关司局研究报部领导批准。
    对与境外机构或国际组织联合举办的展览会,商务部原则上不作为举办单位。
    第四部分 评价与监督
    二十、牵头主办单位应在展览会结束1个月内将详细的展览会总结报告,包括展览会规模、展商数量、主要参展单位和人员、展览会成效等报部领导,抄归口管理单位。
    二十一、归口管理单位会同有关司局根据《商务部举办展览会评估标准》,对展览会提出总体成效评估意见。
    二十二、归口管理单位在每年度末对商务部全年举办展览会情况进行总结。
    二十三、部纪检部门负责对举办展览会的有关情况进行监督。
    二十四、展览会安全工作实行属地管辖的原则,共同主办地人民政府为安全工作第一责任人,部内展览会牵头主办单位及人事司负责联系展览会地方主办单位安保部门,对展览会安全工作实施具体指导和监督管理。
    第五部分 部领导任职与出席
    二十五、与外国政府机构共同举办的展览会活动,根据外事对等原则,视外方任职情况可建议部领导担任组委会领导职务。
    有党中央、国务院领导任职的展览会活动,可建议由部领导出任组委会相关职务。
    除重点发展类展览会外,其他展览会部领导原则上不出任组委会相关职务,如确有需要,可视情由一位分管部领导担任相关职务,由牵头主办单位提出意见会签办公厅、归口管理单位后报部领导批准。
    二十六、对重点发展类展览会,商务部领导可以出席相关活动;对参与主办类展览会,商务部领导视情出席相关活动。除此之外原则上不出席其他展览会活动。如确需部领导出席应由牵头主办单位提出意见会签办公厅、归口管理单位后报部领导批准。
    第六部分 其他
    二十七、商务部机关各司局不得以本司局名义举办或参与各类展览会。
    二十八、商务部各直属单位(含商会、协会、学会)不得自行以商务部名义举办各类展览会。
    二十九、本办法自2007年1月1日起施行。

责任编辑: 礼仪编辑2

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